Jak pracovat s IziDocem

Co je IziDoc

IziDoc je ekonomický a dokumentový systém pro spolky, kluby a malé organizace. Spojuje fakturaci, přijaté doklady, banku, smlouvy, dohody, rozpočet a podklady pro účetní na jednom místě.

Všichni uživatelé

Přihlášení, heslo a role

Do IziDocu se přihlašujete e-mailem a heslem. Co v aplikaci uvidíte a smíte měnit, určuje vaše role.

Všichni uživatelé

Orientace v aplikaci a hledání

Levý panel s moduly, horní lišta s hledáním a na telefonu spodní navigace. Ke všemu se dostanete nejvýš dvěma kliky.

Všichni uživatelé

Přehled (dashboard)

Úvodní obrazovka s klíčovými čísly za aktuální rok, upozorněními na věci k vyřízení, nadcházejícími platbami a cashflow.

Všichni uživatelé

Podklady

Místo, kam kdokoli z organizace připraví podklad k fakturaci, k dohodě o provedení práce nebo nahraje dokument. Ekonom ho pak jedním klikem zpracuje.

Administrátoři

Vydané faktury — seznam

Přehled všech vystavených faktur s filtrováním podle období, kategorie a částky, se stavem úhrady a hromadnými exporty.

Všichni (úpravy jen administrátoři)

Nová faktura, úpravy a dobropis

Formulář pro vystavení faktury: dodavatel se doplní sám, odběratele vyberete z adresáře nebo načtete z ARES, položky se sečtou automaticky.

Administrátoři

Detail faktury, odeslání e-mailem a přílohy

V detailu faktury vidíte náhled PDF, stav úhrady, historii odeslání a přílohy. Odtud fakturu jedním klikem pošlete odběrateli.

Všichni (odeslání jen administrátoři)

Vydané objednávky

Objednávky pro dodavatele fungují stejně jako faktury: číselná řada, položky, PDF, odeslání e-mailem i historie.

Administrátoři

Dopisy

Generátor oficiálních dopisů na hlavičkovém papíře organizace: jednotlivě nebo hromadně více adresátům, s podpisem, přílohami a odesláním e-mailem.

Administrátoři

Zápisy z jednání

Strukturované zápisy z jednání orgánu organizace (rada, výbor): přítomní, přenesené body z minula, nové body, usnesení, přílohy a rozeslání členům.

Administrátoři

Export pro účetní

Jedním klikem kompletní podklady za měsíc, rok nebo vlastní období: Excel s přehledem, PDF všech dokladů roztříděné do složek a elektronické faktury ISDOC.

Administrátoři

Přijaté faktury

Evidence nákladových faktur. Stačí nahrát PDF nebo fotku: umělá inteligence vytěží dodavatele, IČO, číslo faktury, variabilní symbol, data, částku, měnu i číslo účtu.

Všichni (úpravy jen administrátoři)

Ostatní doklady a účtenky

Účtenky z obchodů a čerpacích stanic, cestovní náhrady, hotovostní výdaje, zálohy a výzvy k úhradě, také s AI vytěžováním.

Všichni (úpravy jen administrátoři)

Automatický příjem dokladů e-mailem

Dodavatelé mohou posílat faktury na e-mail organizace. IziDoc schránku každých 30 minut projde, přílohy vytěží a doklady založí sám.

Administrátoři

Rozpočet

Roční rozpočet s plánem a skutečností po kategoriích. Skutečnost se plní automaticky z dokladů, které mají přiřazenou kategorii v rozpočtu.

Všichni (úpravy jen administrátoři)

Stav kont členů

Zůstatky členských kont (záloh) s vyhledáváním, filtrem dlužníků, hromadným e-mailem a exportem adres.

Všichni (správa jen administrátoři)

Detail konta a dodatky ke smlouvě

Historie transakcí člena, propojení s odběratelem a generování dodatků ke smlouvě o létání s online podpisem.

Administrátoři

Bankovní výpisy

Archiv bankovních výpisů po letech a měsících. Nahrané výpisy jsou rovnou k dispozici pro párování plateb.

Všichni (nahrávání jen administrátoři)

Párování plateb

AI projde bankovní výpis, ke každé příchozí platbě najde odpovídající fakturu a navrhne shodu s mírou jistoty. Vy jen potvrdíte.

Administrátoři

Mzdy a hromadné příkazy (ABO)

Z PDF hromadného platebního příkazu (např. od mzdové účetní) vytvoří IziDoc soubor ABO pro import do internetového bankovnictví.

Administrátoři

Palmáry (měsíční evidence souborů)

Měsíční archiv pravidelných dokumentů (např. výkazů nebo podkladů od externích služeb) s kontrolou úplnosti.

Všichni (nahrávání jen administrátoři)

Smlouvy a online podpis

Nahrajete smlouvu v PDF, AI rozpozná strany a obsah. Smlouvu pak pošlete druhé straně k podpisu odkazem a vše se zaznamená do historie.

Administrátoři

Platební kalendář smlouvy

Ke smlouvě nastavíte pravidelné platby: částku, frekvenci, den splatnosti a variabilní symboly. IziDoc vygeneruje všechny splátky s QR kódy a hlídá jejich úhradu.

Administrátoři

Splátkové kalendáře

Samostatné kalendáře plateb pro nájemce a odběratele (nájem, služby) s PDF a e-mailovým upozorněním.

Administrátoři

Dohody o provedení práce (DPP)

Vytvoření DPP podle zákoníku práce, výpočet hrubé a čisté odměny, dvoustranný podpis online a evidence převzetí originálu.

Administrátoři

Přehled dodatků

Všechny odeslané dodatky ke smlouvám na jednom místě: kdo podepsal, kdo ne, a hromadná upomínka.

Administrátoři

Smluvní dokumenty ze šablon

Generátor opakujících se smluvních dokumentů (např. smlouva o užívání areálu nebo koordinační dohoda) s podpisem, propojenými dokumenty a přílohami.

Administrátoři s oprávněním

Revize a kontroly zařízení

Nahrajete revizní zprávu, AI vytěží předmět, platnost a revizního technika. IziDoc pak hlídá expirace a včas upozorní.

Administrátoři

Elektřina

Evidence spotřeby a ceny elektřiny z faktur dodavatele a kalkulačka prodejní ceny pro přeúčtování nájemcům.

Administrátoři

Odečty energií

Roční odečty měřidel u nájemců a odběratelů. Z nahraného PDF nebo XLSX se hodnoty rozpoznají a přiřadí odběratelům.

Administrátoři

Palivo

Kompletní evidence leteckého paliva: výtoče, nákupy, stav nádrží, kontrola počítadel po kvartálech, spotřeba letadel a fakturace tankování.

Administrátoři

Evidence výcvikových letů (IF)

Evidence specifických výcvikových letů s cenou a stavem úhrady. Data lze importovat ze snímku tabulky pomocí AI nebo vložit z Excelu.

Administrátoři

Odběratelé (adresář)

Společný adresář firem a osob pro faktury, smlouvy, DPP, dopisy a kalendáře. Údaje můžete nechat vyplnit samotného odběratele přes online formulář.

Všichni (úpravy jen administrátoři)

Nastavení systému

Fakturační údaje organizace, logo a razítko, šablona e-mailu, odesílání pošty, klíč pro AI vytěžování a změna hesla.

Administrátoři

Automatické úlohy a upozornění

Co IziDoc dělá sám na pozadí, aby nic neuteklo.

Administrátoři

Online podpis dokumentů

Jak podepisuje smlouvu, DPP nebo dodatek člověk mimo organizaci. Nepotřebuje účet, stačí odkaz z e-mailu.

Protistrany, zaměstnanci, členové

Formulář pro zadání osobních údajů

Zabezpečený formulář, kterým odběratel nebo budoucí pracovník sám vyplní údaje potřebné pro faktury a dohody.

Odběratelé a pracovníci